Dirección de Administración de Proyectos

Información General

Objetivo

Apoyar en la gestión optima de los recursos financiero propios o de fuentes externas provenientes de Préstamos otorgados por las instituciones financieras internacionales o de las asignaciones que se otorguen a través del presupuesto de la nación, en atención a los acuerdos o convenios que suscriba la República de Panamá o a nuestra legislación, para mejorar los programas y proyectos que lleve a cabo esta Dirección.

Organigrama

Dirección

Objetivo

Apoyar en la Gestión optima de los recursos financieros propios o de fuentes externas provenientes de Préstamos otorgados por las instituciones financieras internacionales o de las asignaciones que se otorguen a través del presupuesto de la nación, en atención a los acuerdos o convenios que suscriba la República de Panamá o a nuestra legislación, para mejorar los programas y proyectos que lleven a cabo en esta Dirección.

Funciones

• Llevar a cabo los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y /o servicios de conformidad a los procesos establecidos en la Ley N°22 de contrataciones Pública y/o las políticas de adquisiciones de los Organismos Multilaterales.

• Prestar los servicios de apoyo técnico, administrativo y económico a las Direcciones encargadas de la ejecución de los componentes.

• Elaborar, revisar, evaluar pliegos de cargos y contratos, así como coordinar y celebrar reuniones de homologación, licitaciones y demás actos públicos requeridos para el desarrollo y ejecución de los proyectos y programas, en cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

• Elaborar contratos u órdenes de compras, así como las enmiendas o adendas cuando así se amerite.

• Tramitar las solicitudes de pago debidamente aprobadas por las autoridades administrativas correspondientes y emitir los cheques o realizar las transferencias bancarias.

• Mantener una cartera actualizada de los proyectos y programas que serán objeto de seguimiento y evaluación.

• Elaborar los informes requeridos por las autoridades del Ministerio y por organismos multilaterales de desarrollo o cualquier otro que sea especificado en los contratos de préstamo.

• Elaborar, revisar, evaluar pliegos de cargos y contratos, así como coordinar y celebrar reuniones de homologación, licitaciones y demás actos públicos requeridos para el desarrollo y ejecución de los proyectos y programas, en cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

• Diseñar, ejecutar, monitorear y gestionar la ejecución de las actividades de acuerdo con el Plan de Ejecución Plurianual (PEPs), Planes Operativos Anuales (POAs) y el Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PACs).

• Ser el único interlocutor con los organismos de financiamiento, en consulta con los respectivos Co-ejecutores, con respecto a los Programas bajo su coordinación.

• Coordinar la gestión de los programas y proyectos en los niveles nacionales, regionales y locales.

• Velar porque los POA y PAC de cada Programa sean preparados por los responsables técnicos de los Co-ejecutores, en concordancia con los objetivos, componentes, sub-componentes y de acuerdo al PEP y las Matrices de Resultados y de Gestión de Riesgos de los Programas y Proyectos.

• Apoyar el cumplimento de las metas e indicadores anuales establecidas en los contratos de préstamo, particularmente en la Matriz de Resultados de cada Programa y Proyectos.

• Dar seguimiento a la actualización de la información sobre el avance de cada proyecto, programa o asignaciones establecidas por el despacho superior en atención a la herramienta utilizada para tal fin.

• Desarrollar un sistema de monitoreo de gestión, rendición de cuentas y evaluación que facilite el seguimiento del marco de desarrollo o resultados de cada programa y proyecto asignado a esta Dirección.

• Definir y colocar en funcionamiento un sistema de evaluación del impacto de las acciones, consolidad los resultados y difundir las lecciones aprendidas.

• Realizar aquellas tareas o funciones que le sean asignadas por disposiciones jurídicas, por el Ministro de Economía y Finanzas o por el Viceministro de Economía.

• Brindar apoyo administrativo, seguimiento presupuestario y financiero para la ejecución de actividades y la obtención de los objetivos de los Proyectos, Programas y las asignaciones realizadas por el Despacho Superior.

• Implementar una estructura de control interno que aplique los procedimientos establecidos en los Manuales Operativos de los proyectos y programas.

• Operar un sistema contable-financiero para el adecuado registro de las transacciones de los Proyectos y Programas que se lleven a cabo en esta Dirección.

• Brindar asesoría y asistencia técnica en materia de su competencia al Despacho Superior y a las demás instituciones del sector público.

• Recomendar al Despacho Superior, cualquier ajuste o medida necesaria para garantizar el cumplimiento de los planes y programas institucionales relativos a los proyectos y programas que se ejecutan en esta Dirección.

Subdirección

Objetivo

Garantizar que los programas, estrategias y asuntos administrativos, se cumplan conforme a políticas e instrucciones del Despacho Superior

Funciones

• Dar seguimiento a los planes y programas designados por la Dirección.

• Reemplazar al Director en caso de ausencia temporal, así como en reuniones, juntas y comisiones que éste determine.

• Colaborar a solicitud de la Dirección en la administración, dirección y supervisión de los recursos humanos de la Dirección.

Objetivo

Planificar , programar y ejecutar las adquisiciones y/o contrataciones de bienes y servicios que se den en la Dirección de Administración de Proyectos

Funciones

• Recibir para el trámite de adquisición y contrataciones, las solicitudes formales de los bienes o servicios requeridos con las especificaciones técnicas o términos de referencias.

• Llevar a cabo los procesos de adquisiciones y/o contrataciones de bienes y servicios de conformidad a los procedimientos establecidos en la Ley N°22 de 2006 y/o las políticas de adquisiciones establecidas por los organismos otorgadores de crédito o por los gobiernos extranjeros.

• Es función del Dpto. de Adquisiciones y Contrataciones solicitar al Director de la Dirección de Administración de Proyectos autorización para formar la delegación que presidirá los actos públicos.

• Elaborar Contratos u órdenes de compras, así como las enmiendas o adendas cuando así se amerite.

• Liderar, realizar y supervisar los procesos (métodos de adquisición, remisión expresiones de interés, publicación de avisos, evaluación de expresiones de interés, aprobación de la lista corta, preparación de pedido de propuestas, apertura de propuesta técnicas, evaluación de propuestas técnicas, aprobación de informe de evaluación, apertura de ofertas financieras, evaluación de propuestas financieras, aprobación de evaluación combinada, negociación del contrato, adjudicación del contrato) de adquisición de bienes y servicios, obras y capacitaciones requeridos en los programas y proyectos que se ejecutan en la Dirección de Administración de Proyectos.

• Elaborar la programación de asignación de fecha para realizar las convocatorias del acto público de selección de contratista.

• Solicitar la resolución de adjudicación en los casos que sea necesario de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• Mantener en todo momento el control y seguimiento de los términos y condiciones establecidos para la aplicación de los distintos procedimientos del proceso de adquisiciones.

• Llevar un registro actualizado y completo de proveedores, según los bienes y servicios generalmente requeridos, validando la elegibilidad de dichos proveedores en las bases de datos correspondientes, para su participación en los actos.

• Mantener la calidad de la información que actualiza el PAC en el SEPA, en lo referente a las adquisiciones con fondos de los Programas, de manera de garantizar un adecuado manejo y control de los contratos generados por los procesos de licitaciones y selección de consultores conforme a las metodologías acordadas en el PAC y según lo acordado con el BID para este tipo de actividades.

• Atender las aclaraciones y/o quejas presentadas por los proveedores o contratistas relacionadas con el proceso de adquisiciones.

• Preparar mensualmente el reporte consolidado del estado de los procesos por Proyecto (documentos recibidos, tramitados, pendientes de trámite y devueltos).

• Llevar un adecuado sistema de archivo para la documentación tramitada por la DAP en los procesos de adquisiciones.

• Todas las demás funciones que se acuerden necesarias a ser realizadas para el área de adquisiciones a fin de obtener el logro de los objetivos de los Programas que se lleven a cabo en esta Dirección.

Objetivo

Apoyar la formulación, seguimiento y evaluación técnica de los Programas y Proyectos de inversión, que se han llevado por la Dirección de Administración de Proyectos

Funciones

• Establecer criterios para la formulación de normas, lineamientos, metodologías de monitoreo y evaluación de los programas y proyectos de desarrollo que se ejecutan en la Dirección de Administración de Proyectos (DAP) con el fin de apoyar los objetivos estratégicos de la Dirección.

• Determinar los requerimientos mínimos que debe considerar los mecanismos de monitoreo y evaluación de los programas y proyectos de desarrollo que ejecuta la Dirección de Administración de Proyectos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio de Economía y Finanzas.

• Participar en la elaboración y actualización de las líneas base de los Programas y Proyectos.

• Identificar y prevenir la formación de “cuellos de botella” o nudos críticos entre las contrapartes técnicas y los consultores que obstaculicen la obtención de los productos contratados de forma efectiva y en tiempo oportuno.

• Participar en la preparación del Plan de Ejecución Plurianual (PEP) y sus actualizaciones a fin de ser presentado al MEF para su visto bueno y posterior remisión a los Bancos.

• Consolidar los reportes periódicos de cumplimiento de actividades y metas provenientes de las unidades y Dptos. de la Dirección de Administración de Proyectos.

• Revisar periódicamente el cumplimiento de los indicadores de la matriz de resultado de los programas.

• Realizar el seguimiento y monitoreo de los indicadores de productos y resultados en la definición de la metodología para su medición, y llevar archivo de las fuentes de verificación.

• Elaborar informes de seguimiento y evaluación de los programas en ejecución se llevan a cabo en la Dirección.

• Realizar el seguimiento de las actividades de los programas y supervisar el cumplimiento de las metas, en coordinación con el equipo técnico ejecutor de cada Dirección, así como también la ejecución financiera con el Especialista Financiero de la Dirección.

• Proponer acciones correctivas o planes alternativos ante eventuales desviaciones de los indicadores de resultados.

• Realizar el control de calidad de las evaluaciones de los programas de inversión para que se respeten estándares profesionales internacionales.

• Divulgar la cultura de monitoreo y evaluación así como sus buenas prácticas en el sector.

• Propiciar el mejoramiento continuo de los procesos a fin de asegurar el logro de los objetivos de la Dirección.

• Todas las demás funciones que se acuerden necesarias a ser realizadas para el área de formulación, monitoreo y evaluación a fin de obtener el logro de los objetivos de los Programas que se lleven a cabo en esta Dirección.

Objetivo

Asesorar a la Dirección y conducir los procesos de planificación y ejecución financiera de los programas que se lleva a cabo en la Dirección de Administración de Proyectos

Funciones

• Asegurar el cumplimiento los requerimientos de los organismos multilaterales en lo relativo a las cláusulas de carácter contable /financiero de los programas.

• Elaborar y revisar la programación financiera de las necesidades de recursos y gestionar las asignación de los recursos presupuestario de los Programas de la Dirección.

• Elaborar y revisar los flujos de caja el plan anual de adquisiciones con base al POA y PAC de los Programas asignados.

• Llevar el Registro Contable de la ejecución de los programas que se llevan a cabo en esta Dirección ya sea por Organismos Multilaterales o el Gobierno Central, aplicando los elementos del control interno.

• Realizar la apertura y Mantenimiento de las cuentas bancarias específica a nombre de los Programas de la Dirección.

• Elaborar las conciliaciones bancarias de los anticipos de fondos en forma mensual de conformidad con los registros contables y según los requerimientos de los Organismos Multilaterales y mantenerlas debidamente actualizadas.

• Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual de la Dirección requerido por el MEF.

• Preparar los informes y estados financieros de los programas conforme a los requerimientos de los organismos multilaterales (Informes mensuales y semestrales sobre el uso de anticipo de fondos y estados financieros anuales auditados y toda otra información financiera- administrativa solicitada).

• Preparar los informes requeridos por el MEF el BID y el BM que reflejen el avance financiero de los programas de esta Dirección.

• Procesar en forma adecuada y oportuna todas las obligaciones financieras a ser ejecutadas por los programas de la Dirección y asegurar la disponibilidad de los fondos para cubrir estas obligaciones.

• Tramitar los pagos derivados de las adquisiciones y contrataciones que se lleven a cabo a través de los programas que estén siendo ejecutados en esta Dirección de acuerdo al método de pago de llegarse a requerir.

• Contratar la Auditoria Externa de los proyectos y programas que lleve a cabo de esta Dirección.

• Suministrar la información requerida para las firmas de auditorías independientes.

• Implementar políticas y herramientas de control interno para asegurar una adecuada gestión fiduciaria de los programas.

• Gestionar y tramitar las solicitudes de desembolso del financiamiento, velando por que las solicitudes presentadas a los organismos multilaterales estén completas y cumplan con las normas estipuladas.

• Tramitar todas las transacciones operativas- financiera de acuerdo al momento en que ocurra los eventos y generar los reportes correspondientes.

• Registrar todas las transacciones operativas- financieros de acuerdo a cada programa que se lleve a cabo de esta Dirección.

• Controlar el inventario de activo de bienes no fungibles y la existencia de bienes fungibles.

• Elaborar el auxiliar de activos fijos y asegurar su actualización mensual.

• Todas las demás funciones administrativas- financieras necesarias para el logro de los objetivos de los programas que establezca la Dirección.

• Mantener un adecuado, actualizado y custodiar los archivos de la documentación original de soporte de los gastos, solicitudes de desembolsos y todo lo relativo a la tesorería de los programas.

Contacto

Hendrick Almanza

Hendrick Almanza

Director